Sebanyak 34.855 berkas permohonan pembuatan Paspor berupa Arsip Substantif di Kantor Imigrasi Kelas II Bengkalis tahun 2010-2015 dimusnahkan dengan cara di bakar. Pemusnahan tersebut, Selasa 14 Agustus 2018.
Pemusnahan ini, dipimpin oleh Kepala Kantor (Kakan) Imigrasi Bengkalis, Toto Suryanto, juga dihadiri Kepala Biro Umum Arsip Paris Kemenkumham RI Darwanto, perwakilan Devisi Keimigrasian Rudi Nasrullah Dan perwakilan Devisi Pelayanan Hukum Kemenkumham Riau Farhan.
Sebelum pemusnahan, imigrasi terlebih dahulu gelar berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh Kakan Imigrasi Bengkalis Toto Suryanto, Kabiro Umum Arsip Darwanto, Devisi Keimigrasian Rudi Nasrullah Dan Devisi Pelayanan Farhan.
Dalam sambutan yang disampaikan Kakan Imigrasi Toto Suryanto, bahwa Pemusnahan arsip ini dinilai sudah sedemikian lengkap, dan dianggap sudah masuk satu pengalaman yang berharga bagi Keimigrasian Bengkalis. Karena di Kantor Imigrasi Bengkalis baru sekali ini melakukan pemusnahan arsip sesuai aturan yang berlaku.
“Memang, arsip ini kebanyakan dipandang sebelah mata bagi sebagian orang sebagai sampah. tapi ketika membutuhkan, maka dianggap penting. Karena memang prosesnya sangat panjang barang tersebut bisa jadi arsip,”ungkap Toto Suryanto.
Sementara itu, Kabiro Umum Arsip Paris Kemenkumham RI Darwanto ketika diwawancara mengatakan, bahwa pemusnahan Arsip tersebut berpedoman pada UU Nomor 43 tahun 2011 tentang Arsip Nasional.
Arsip Nasional telah mengeluarkan rumusan, bahwa setiap lembaga negara, perguruan tinggi, swasta dan lainnya yang menginduk pada Arsip Nasional, dianjurkan punya pedoman GRA, yang mana data tersebut menjadi arsip fisik aktif sampai selesai, hingga tidak dipergunakan lagi.
“Artinya, arsip berbentuk fisik tersebut sampai bisa dimusnahkan, tahapannya setelah masuk tahun ketiga, karena arsip bersifat digital sudah masuk dalam sistem. Dan apabila arsip berbentuk fisik tidak ada karena sudah dimusnahkan, namun arsip berbentuk fail masih tetap ada ketika akan dipergunakan,”ungkapnya lagi.
Sementara itu, dalam pemusnahan tersebut mengingat lokasi halaman Kantor Imigrasi Kelas II Bengkalis jalan Ahmad Yani dinilai tidak memungkinkan untuk dijadikan tempat pemusnahan arsip karena sempit dan ditengah-tengah kota Bengkalis.
“Maka pihak Imigrasi berinisiatip dan dikhawatirkan asap dari akibat pembakaran arsip mengganggu kepentingan umum pemusnahan ini meminjam tempat yang berlokasi di perkebunan milik salah satu petugas Imigrasi,”tambah Toto.
